「新來的同事報到了，可是他的電腦還沒弄好，今天先讓他看看公司簡介好了。」「上個月離職那位的信箱，剛剛居然還收到他在外面亂寄的信，帳號是不是忘記停了？」這兩幕，幾乎每家沒有 IT 流程的中小企業都演過。前一個，會讓新人第一天就坐在那裡乾等、效率歸零，對公司的印象先扣一筆；後一個，則是實打實的資安加法務風險，一點都不能輕忽。
說穿了，新進跟離職的 IT 交接，就是「帳號生命週期管理」的頭跟尾，把它變成流程，遠比指望某個人的記性靠譜。
新人報到前就該準備好的清單
最理想的畫面是：新人第一天一坐下，電腦、帳號、權限、該裝的軟體全部就緒。要做到這樣，IT 交接就得在報到「之前」先動起來：
- 把電腦準備好、設定好（系統更新、防毒、必要軟體、加入網域或納管）
- 開好公司帳號（信箱、雲端辦公、內部系統），依「角色」分配權限
- 設好強密碼跟多因素驗證，順手把帳號使用跟資安的基本守則交代清楚
- 登記設備領用（哪台機器、序號、配件給了誰），更新資產清冊
用「角色」來開權限——會計就給會計組、業務就給業務組——這招能讓整個流程標準化，新人是什麼職位，套對應的權限模板就好，又快又不會東漏一個西漏一個。
離職交接：最容易出包的環節
離職交接的核心，就八個字：在對的時間，乾淨收回。建議在員工最後在職日當天，就把這幾件事一次做完：
- 停用帳號（先別急著刪）：信箱、雲端、內部系統、VPN、遠端存取統統停掉，免得人走了還能登入
- 保全並轉移資料：工作信箱、檔案、客戶資料交給主管或接手的人，別讓重要東西跟著人一起蒸發
- 回收設備與授權：電腦、手機、門禁卡收回來，能重用的軟體授權釋放出來
- 更新清冊與紀錄：資產歸還登記好、權限收回留個底，將來稽核才拿得出來
這裡特別提醒一句：離職帳號一定要「先停用，確認資料都轉完了再考慮刪」，這是為了防那種「人都走了，才發現有個要命的東西只存在他帳號裡」的慘劇。
把流程交給維運夥伴執行
這些步驟其實都不難，難的是「每一次都確實做到，而且留得下紀錄」，而中小企業常常因為沒人專責，流程就變成有空才做、沒空就跳過。把新進離職的 IT 交接標準化，交給外包維運照檢核表一條條跑、把紀錄留好，這樣新人體驗能變好、離職的資安破口能堵住，哪天要稽核也拿得出證據。
廷皓科技服務高雄、台南、屏東等南台灣企業，能幫你把新進與離職的 IT 交接流程建起來、執行下去，帳號、設備、權限管得一絲不漏。每次有人來有人走就手忙腳亂嗎？找廷皓，幫你建一套標準流程。
到職與離職都要有可追蹤的交接單
到職單從人資核准來源建立姓名、部門、主管、職務、開始日、設備、群組、應用、資料夾與例外權限；帳號先依角色基準配置，再由資料擁有者核准額外權限。不要複製前任整套群組，否則歷史例外會一併帶過去。
離職要按生效時間停用登入、撤銷 session／token、回收裝置與金鑰、移轉信箱／檔案／排程／服務帳號，並依保留政策處理資料。完成後由主管、人資與 IT 各自簽核，抽查 VPN、SaaS、MFA 裝置與轉寄規則，避免只停 AD 帳號卻漏掉雲端服務。
